Fakturaer er essentielle i bevisførelsen af, på hvilke vilkår du handler med andre. Hvem har købt noget hos dig? Hvad har de købt? Til hvilken værdi? Hvornår skal pengene betales? Og hvordan skal de betales? Din faktura er et skriftligt bevis på, at en kunde skylder dig penge – i hvert fald hvis den lever op til kravene. For at være gyldig skal en faktura besidde flere ting.

Identifikation af faktura, køber og sælger

Inde på Skats hjemmeside kan du læse udførligt om kravene til en fakturas indhold, og det er ikke uden formål, at reglerne ligger netop her. For over for Skatteforvaltningen er du som en erhvervsdrivende forpligtet til at beholde fakturaer i 5 år – på lige fod med andet materiale til bogføring. Skat skal vide, at fakturaerne er gyldige, og derfor skal disse indeholde følgende:

• Udstedelsesdato, der er datoen, du sender fakturaen.

• Fortløbende nummerering, så du nemt kan finde en faktura ved nummer alene.

• Sælgers (altså dit) CVR-nr. eller SE-nr., samt sælgers navn og adresse.

• Køberens (altså din kundes) navn og adresse.

Beskrivelse af ydelse, pris og afgifter

Alt det ovenstående er det formelle i forhold til at identificere faktura, køber og sælger. Men kravene stopper ikke her. For der er godt nok også krav til oplysning om varer, pris og levering.

• Hvad der er solgt (fx varer eller serviceydelser), i hvilken mængde og til hvilken pris.

• Hvilken dato ydelsen er leveret, hvis ikke den er leveret ved udstedelsesdatoen.

• Momsgrundlag, den gældende momssats og det momsbeløb, der skal betales.

• Prisen pr. enhed på en vare uden evt. medregnede afgifter.

• Evt. prisnedslag, bonusser og rabatter, der ikke fremgår af prisen pr. enhed.

Fakturaer udstedt til andre EU-lande?

Hvis der skal betales afgift på en vare i et andet EU-land, kan du fravige kravene om at angive det momsbeløb, der skal betales, hvad den gældende momssats er, og hvad momsgrundlaget er. Dog kun hvis afgiftsgrundlaget for ydelserne angives under henvisning til mængden, arten eller omfanget af ydelserne. Altså slipper du derfor alligevel ikke helt for at tænke på afgifter.

Overvej en fast fakturaskabelon

Nu hvor vi har været de mange krav til fakturaer igennem, kan det på solsiden nævnes, at det står dig frit for at finde ud af, hvordan du strukturerer fakturaen i øvrigt. At lave en skabelon for fakturaer i din virksomhed, der indeholder alle de lovpligtige punkter, kunne måske være en god idé. Bare husk at sidde med tjeklisten på Skats hjemmeside, når du laver din skabelon, for hvis du glemmer punkter, kan fakturaen blive ugyldig, så kravet ikke vil kunne opretholdes.

Fakturaer kan blive forældet

Fakturaer bliver forældet, hvilket du lige skal være obs på. Selvom Skat vil have, du gemmer en faktura i 5 år, forældes de allerede efter 3 år, hvad angår at kunne bruges til at opretholde dit krav mod en kunde. De 3 år løber fra, at du oprindeligt kunne have forventet at få dine penge og altså ikke fra, hvornår fakturaen udstedes. Send derfor din faktura relativt hurtigt.